Portaria 671: o que ela exige do registro eletrônico de ponto

A Portaria MTP 671/2021 reuniu regras sobre controle de jornada e definiu requisitos para os sistemas eletrônicos de ponto usados pelas empresas. Para o escritório contábil e o BPO de folha, ela ajuda a separar o que é obrigação documental do que é escolha operacional do cliente.

O que a Portaria 671 consolidou no registro eletrônico de ponto

A Portaria MTP 671/2021 substituiu e consolidou regras que antes estavam espalhadas em normas sobre controle de ponto. Ela trata de temas como registro de jornada, sistemas eletrônicos, comprovantes ao trabalhador e arquivos disponíveis para fiscalização.

A regra se aplica quando a empresa adota controle eletrônico de jornada. O uso de ponto não é exigido para toda empresa em qualquer situação. Pela CLT, o registro de horário é obrigatório para estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores, mas empresas menores podem adotar o controle por decisão própria ou por previsão coletiva.

Para aprofundar: rotina de fechamento de ponto da carteira.

Na prática, a portaria 671 registro de ponto exige que a solução usada preserve as marcações, permita auditoria e entregue ao trabalhador meios de acompanhar sua própria jornada. Não basta um relatório mensal calculado pela folha se não houver origem verificável para os horários marcados.

A Portaria prevê três modalidades de Registrador Eletrônico de Ponto, o REP:

A escolha entre REP-C, REP-A e REP-P é da empresa, desde que respeitados os requisitos da modalidade. O escritório deve evitar tratar qualquer aplicativo de marcação como automaticamente regular apenas porque gera um espelho de ponto.

AFD e AEJ: quais arquivos o cliente precisa manter

Duas siglas geram dúvidas recorrentes na operação: AFD e AEJ. Elas não são a mesma coisa e atendem a finalidades diferentes.

O que é AFD no ponto eletrônico

A pergunta “o que é AFD ponto eletrônico” tem resposta direta: AFD é o Arquivo Fonte de Dados. Ele reúne os registros originais gerados pelo sistema, incluindo as marcações de entrada, saída e intervalos conforme o uso do ponto.

O AFD é a base de auditoria. Ele não deve ser “corrigido” para eliminar atrasos, horas extras, esquecimentos ou marcações em duplicidade. Se houve uma marcação às 7h58, essa informação precisa continuar identificável no arquivo original.

Nos sistemas REP-C e REP-P, o AFD é um arquivo essencial para inspeção e conferência. A empresa deve conseguir extraí-lo quando solicitado pela Auditoria Fiscal do Trabalho e preservá-lo pelo prazo aplicável.

O que é AEJ arquivo eletrônico de jornada

O AEJ arquivo eletrônico de jornada é o arquivo que organiza as informações de jornada após os tratamentos permitidos. Ele apresenta a jornada apurada, com eventos como horas extras, faltas, atrasos, compensações e ajustes justificados.

Em termos operacionais, o AFD mostra a origem. O AEJ demonstra como a empresa tratou aquela origem para chegar à jornada considerada no fechamento.

Essa distinção é importante para o DP. Uma ausência de marcação pode ser ajustada após a conferência, mas o ajuste não pode apagar a evidência de que havia uma inconsistência. O registro original e a justificativa do tratamento precisam continuar rastreáveis.

Além da fiscalização trabalhista, esses arquivos podem ser relevantes em uma reclamatória. Em caso de discussão sobre jornada, a capacidade de apresentar dados íntegros, espelho e histórico de ajustes reduz a dependência de reconstruções manuais feitas meses depois.

Comprovante de marcação e espelho de ponto

O comprovante de registro é a evidência entregue ou disponibilizada ao trabalhador logo após a marcação. Dependendo da modalidade de REP, ele pode ser impresso ou eletrônico, desde que o empregado tenha acesso à informação registrada.

O comprovante deve permitir ao trabalhador verificar o horário marcado e identificar a operação. Em um sistema por aplicativo, por exemplo, uma confirmação visual sem possibilidade de consulta posterior é insuficiente como rotina de transparência.

Já o espelho de ponto é o relatório periódico da jornada do empregado. Ele normalmente reúne marcações, horários previstos, ocorrências, ajustes e totalizadores usados na apuração.

Espelho de ponto é obrigatório?

A dúvida “espelho de ponto obrigatório” exige uma resposta com contexto. A Portaria prevê a disponibilização do Espelho de Ponto Eletrônico ao trabalhador, em meio eletrônico ou impresso. Portanto, não é recomendável deixar o relatório restrito ao empregador, ao gestor ou ao escritório de contabilidade.

A empresa pode definir a forma de disponibilização, desde que ela seja acessível e demonstrável. Um portal do empregado, aplicativo com histórico consultável ou entrega impressa são alternativas possíveis.

A conferência pelo trabalhador não elimina conflitos, mas reduz discussões posteriores sobre informação que poderia ter sido verificada no mês da ocorrência. Para funcionar, o espelho deve chegar com prazo razoável para revisão antes do fechamento da folha.

Para gerar esses arquivos direto do fechamento, conheça a exportação de AFD e AEJ do Apurato.

Uma rotina simples é:

1. Encerrar as marcações do período conforme o calendário da empresa.
2. Apurar inconsistências e solicitar justificativas aos gestores e empregados.
3. Registrar os ajustes com motivo e responsável.
4. Disponibilizar o espelho para conferência do trabalhador.
5. Arquivar os dados, comprovantes e histórico de alterações.

Integridade da marcação e trilha de auditoria

A Portaria não permite que o sistema descaracterize a marcação original. Isso significa que não se deve apagar ou substituir silenciosamente horários para fazer o cartão “fechar”.

Também não é adequada uma operação em que o gestor simplesmente sobrescreve a entrada, saída ou intervalo sem deixar registro. O ponto pode exigir tratamento, mas o tratamento precisa ser separado da origem.

Uma trilha de auditoria bem estruturada deve mostrar, no mínimo:

• a marcação originalmente registrada;
• o ajuste realizado;
• data e hora do ajuste;
• usuário responsável;
• motivo ou justificativa;
• reflexo aplicado na jornada apurada.

Esse cuidado é especialmente relevante em correções de batidas incompletas, trabalho externo, falhas de integração e ajustes de banco de horas. O problema não é haver exceção. O problema é não conseguir explicar como ela foi tratada.

Também vale revisar se o sistema impede práticas incompatíveis com a regra, como marcação automática, restrição indevida ao registro de ponto ou exigência de autorização prévia para o empregado marcar a jornada. A empresa pode organizar regras internas, mas não pode usar o sistema para ocultar o horário efetivamente trabalhado.

Guarda dos arquivos e rotina prática do escritório

A Constituição Federal, no artigo 7º, inciso XXIX, estabelece a prescrição trabalhista de cinco anos, observado o limite de dois anos após o fim do contrato para ajuizamento da ação. Por isso, a guarda dos registros de jornada deve considerar o contrato ativo e, após o desligamento, pelo menos cinco anos.

A Portaria também orienta a preservação dos arquivos eletrônicos. Para reduzir risco, não deixe a guarda depender apenas do fornecedor atual de ponto. Se o cliente trocar de sistema, precisa preservar os AFDs, AEJs, espelhos e registros de tratamento do período anterior.

Para um escritório com várias empresas, o maior custo costuma ser operacional, não necessariamente financeiro. Ele aparece na busca por arquivos, validação de layouts, cobrança de gestores, correção sem trilha e digitação de marcações recebidas em formatos diferentes.

Leitura complementar: checklist de conferência do fechamento.

Uma rotina de implantação pode seguir esta ordem:

1. Mapear qual modalidade de REP cada cliente utiliza.
2. Verificar se há instrumento coletivo válido quando o cliente usa REP-A.
3. Testar a extração de AFD, AEJ e espelho antes do primeiro fechamento.
4. Definir responsáveis por ajustes e aprovações.
5. Criar uma pasta ou repositório com acesso controlado e política de guarda.
6. Conferir mensalmente se os arquivos foram gerados e se podem ser abertos.

Erros comuns incluem confundir espelho com AFD, receber apenas um PDF sem dados de origem, corrigir marcações diretamente no sistema e descobrir que o fornecedor não libera arquivos na saída. A correção começa pela extração imediata dos dados existentes e pela formalização de um fluxo de exceções.

O que é obrigação e o que é escolha da empresa

São obrigações centrais: usar uma modalidade de REP compatível com a Portaria, preservar a integridade das marcações, gerar e manter os arquivos exigidos, disponibilizar comprovante e espelho ao trabalhador e assegurar condições de fiscalização.

Já a empresa pode escolher o fornecedor, o dispositivo usado para marcar ponto, a forma de disponibilizar o espelho, os responsáveis pela validação e o fluxo de aprovação de exceções. Essas escolhas devem respeitar a modalidade contratada e a realidade da operação.

No caso do REP-A, há uma camada adicional: a autorização por acordo coletivo ou convenção coletiva. O escritório deve pedir o instrumento aplicável, confirmar sua vigência e verificar se ele realmente autoriza o sistema alternativo adotado pelo cliente.

Conclusão

A Portaria 671 não exige que o DP aceite uma apuração manual e sem rastreabilidade. Ela exige registros íntegros, arquivos disponíveis, comprovantes ao trabalhador e condições para identificar o que foi marcado originalmente e o que foi tratado depois.

Para escritórios e BPOs, o ponto central é organizar a passagem entre marcação e folha sem perder a trilha de auditoria. O Apurato pode apoiar essa etapa ao transformar marcações em dados de conferência e arquivo para importação na folha, deixando as exceções sob decisão do time. Para avaliar o fluxo na sua carteira, peça uma demonstração.

Este conteúdo é assinado por Jimenez Julien, editor do Apurato.